AI会议语音助手 - 用户手册

高效开会 沟通无界
版本号: v1.4

目录

1. 产品概述
2. 操作目录
3. 会前准备
   • 3.1 确认环境与权限
   • 3.2 登录账号
   • 3.3 录制声纹
   • 3.4 配置术语库
   • 3.5 开始会议
4. 会议中核心操作流程
   • 4.1 会议创建与参数配置
   • 4.2 跨语言交流操作
   • 4.3 内容理解操作
   • 4.4 智能检索操作
   • 4.5 自动替换文本
   • 4.6 记录会议备注
   • 4.7 切换翻译语言
5. 生成会议总结操作流程
   • 5.1 选择总结语言并结束会议
   • 5.2 查看会议总结
   • 5.3 查看时序速览
   • 5.4 查看发言人观点
   • 5.5 复制与编辑会议总结
   • 5.6 搜索关键字与AI智能解读
   • 5.7 音频与文件下载
6. 功能亮点
   • 6.1 行业术语库
   • 6.2 会议管理
   • 6.3 声纹识别
7. 使用场景指南
   • 7.1 国际会议
   • 7.2 内部研讨会议
   • 7.3 企业培训
8. 常见问题
9. 最佳实践与技巧

1. 产品概述

产品理念

即使不懂客户语言，也能顺畅沟通。

支持语言

中日英三国语言实时翻译。

核心价值

语音文件/现场录音、实时转写翻译、AI智能总结、文字纠错补正，实现跨国界、行业、语言高效交流。

核心功能

• 多语言翻译：中日英三国语言实时互译，支持语音与文字双向翻译
• 实时语音转写：会议发言实时转为文字，同步展示原文与译文
• 智能内容处理：AI解读发言核心要点、智能检索关键信息、自动文本替换
• 结构化会议纪要：自动生成会议总结、时序速览、发言人观点，支持多格式导出
• 声纹识别：精准区分参会人，自动按发言人归类会议记录

2. 操作目录

3. 会前准备

3.1 确认环境与权限

环境要求

• 设备：Windows 10+/macOS 11+，需配备麦克风、扬声器/耳机
• 浏览器：Chrome 105+/Edge 104+/Firefox 102+

权限准备

• 账号登录：需企业账号+密码（由IT管理员分配）
• 浏览器权限：允许麦克风访问、文件上传权限（禁止后需在浏览器设置中重新开启）

3.2 登录账号

登录流程

1. 浏览器输入会议助手地址：https://ai-casio.natec.cn/
2. 输入账号（手机号/邮箱）和密码
3. 勾选「已阅读并同意《用户协议》与《隐私保护指引》」
4. 点击「登录」按钮（支持验证码登录、第三方登录：微软Azure；忘记密码可通过绑定手机号/邮箱重置）

3.3 录制声纹

进入声纹管理

登录后自动跳转至首页，通过左侧导航栏找到并点击「我的声纹」，进入个人声纹管理中心。

操作步骤

1. 点击「录制我的声纹」按钮
2. 阅读录制提示（授权确认、安静无回声环境、自然语速朗读）并点击确认
3. 选择声纹语言，长按「按住录制」按钮，自然朗读系统提供的标准文本
4. 录制完成后，系统自动保存声纹，展示声纹名称、语言、文件大小和录制日期
5. 若录制音频音量过小或时长不足，会提示录制失败，需重新录制

声纹价值

提高AI翻译速度与准确性，精准区分不同发言人，自动标记发言者，减少会议记录整理工作量。

3.4 配置术语库

操作流程

1. 进入术语库配置界面，选择「新增术语」或「新增术语表」选项
2. 在「新增术语」弹窗中，分别在「中文」「英文」「日文」输入框内输入对应术语内容
3. 输入完成后点击「确定」按钮，完成新增术语配置（不想新增可点击「取消」）
4. 会议过程中，系统会自动调用已配置术语进行精准翻译

术语库支持

• 内置默认术语库：涵盖电子科技、医疗保健、美妆等多行业专业术语
• 企业自定义术语库：支持上传、新增、编辑企业专属术语，适配个性化需求

3.5 开始会议

1. 完成声纹录制与术语库配置后，点击左侧导航栏「会议」进入首页
2. 选择音频语言（自动/中文/日文/英文）、翻译语言（中文/日文/英文）
3. 在「参会人员声纹」下拉框中选择对应参会人（仅显示已录制声纹的同公司人员）
4. 可选择是否开启「仅显示翻译结果」
5. 点击「开始会议」按钮，启动会议录制与翻译功能

4. 会议中核心操作流程

4.1 会议创建与参数配置

核心流程

1. 点击「启动会议」按钮，初始化会议环境
2. 选择音频语言（推荐「自动识别」）
3. 选择目标翻译语言（中文/日文/英文）
4. 勾选参会人，提升发言人区分准确率
5. 按需开启「仅展示翻译结果」，点击「开始会议」

屏幕共享功能

1. 在会议界面选择要共享的屏幕或网页页面
2. 点击「共享」按钮，勾选「仍共享选项卡音频」
3. 共享内容将同步至会议中，助力团队协作

4.2 跨语言交流操作

1. 参会人员直接使用中文、日文、英文等熟悉语言发言，无需额外设置
2. 系统自动识别发言语言，实时翻译成目标语言并展示字幕
3. 点击会议界面下方「开启回复翻译」按钮
4. 参会人员发送的回复内容会自动跨语言翻译，实现顺畅交流

4.3 内容理解操作

1. 如需深入理解某段发言，找到该发言对应的「AI解读」按钮并点击
2. 系统通过AI能力对发言内容进行语义分析、核心要点提炼与解读，帮助快速把握核心观点

4.4 智能检索操作

1. 在会议界面搜索栏中输入需查找的关键字，点击搜索按钮或按下回车键
2. 系统快速匹配会议中包含该关键字的发言人观点、语句内容，方便快速定位关键信息

4.5 自动替换文本

1. 在界面顶部功能栏找到「自动文本替换」功能选项，开启后预设待替换文本（如缩写、常用表述）
2. 系统会在发言字幕、备注内容中自动将预设文本替换为规范内容，确保文本准确性与统一性

4.6 记录会议备注

1. 在会议界面右侧点击进入编辑界面，随时输入会议重点、讨论要点、待办事项等内容
2. 输入完成后直接保存，实时记录关键信息，避免会后遗漏

4.7 切换翻译语言

1. 在界面顶部功能栏点击当前翻译语言选项
2. 从弹出的语言列表中选择需要更换的目标翻译语言
3. 系统立即切换翻译语言，后续发言翻译、回复翻译均以新语言展示

5. 生成会议总结操作流程

5.1 选择总结语言并结束会议

1. 会议需结束时，会弹出「确认结束会议吗？」提示框
2. 在「总结语言」栏选择中文/日文/英文，点击「确定」按钮
3. 会议结束后，系统自动生成对应语言的会议总结

5.2 查看会议总结

1. 会议总结生成后，点击右侧「查看会议总结」按钮
2. 进入会议总结页面，查看会议基本信息（时间、参会人）、核心讨论要点、议题详情等完整内容

5.3 查看时序速览

1. 点击会议总结页面「时序速览」选项
2. 按时间顺序展示每个时间段的会议讨论内容与关键事件，快速梳理会议时间线

5.4 查看发言人观点

1. 点击「发言人观点」选项
2. 查看不同参会人员在会议中的发言要点，清晰了解各发言人核心观点与表达内容

5.5 复制与编辑会议总结

1. 如需保存或分享总结文本，点击「复制文本」按钮，或选择「转为word文档」导出
2. 若需修改补充总结内容，点击「编辑」按钮，对总结内容进行调整完善

5.6 搜索关键字与AI智能解读

1. 在会议总结界面使用搜索功能，输入关键字快速定位相关内容
2. 点击「AI」按钮，系统对会议总结进行深入分析，提供多维度解读与见解
3. 企业AI助手可提供技术术语介绍、疑问解答等服务

5.7 音频与文件下载

点击界面底部下载按钮，可对会议音频文件进行复制或导出操作，方便后续回顾与分享（支持MP3、WMA、WAV格式）

6. 功能亮点

6.1 行业术语库

• 多语言支持：覆盖中日英三国语言，内置多行业术语表，确保专业词汇精准翻译
• 企业定制化：支持上传企业专属术语库，支持术语新增、编辑与关键词替换
• 灵活调用：可根据使用场景、业务需求灵活调整术语库呈现与调用方式

6.2 会议管理

侧边导航菜单

• 上半部分：会议（历史/预约会议管理）、日历（日历视图浏览会议）、预定会议（快捷预约入口）
• 下半部分：我的声纹（声纹音频管理）、收起导航（点击后仅显示图标，收窄导航宽度）

窗口顶部

• 账号管理功能
• 中英日语言自由切换

会议列表

• 支持会议名称关键字搜索
• 历史会议、预约会议一览展示

6.3 声纹识别

• 精准区分参会人：依据独特声纹特征，辨别不同发言人，复杂场景下也能按发言人归类记录
• 便捷管理：支持声纹录入、更新与删除，可按部门、角色分类管理声纹库
• 提升效率与质量：自动归类会议记录，省去人工标注环节，保证内容归属正确性

7. 使用场景指南

7.1 国际会议

• 核心支持：中日英实时语音转写、多语言即时翻译、文字输入翻译并播放语音
• 场景价值：消除语言壁垒，助力跨国团队高效沟通，确保信息传递零误差

7.2 内部研讨会议

• 核心支持：实时语音转文字、发言要点捕捉、智能检索关键信息、跨地域参与支持
• 场景价值：完整记录研讨内容，梳理逻辑脉络，方便后续回顾研讨思路与成果

7.3 企业培训

• 核心支持：AI自动生成结构化会议记录、多语言总结导出（Word/Markdown格式）、待办事项跟踪
• 场景价值：简化培训记录流程，明确任务责任人与时间节点，实现培训效果闭环管理，助力知识沉淀

8. 常见问题

• Q：密码登录时提示“密码错误”？ A：1. 点击密码输入框右侧“眼睛”图标，查看密码是否正确（注意区分大小写）；2. 联系企业管理员确认密码是否被重置，获取初始密码后修改。
• Q：语音识别准确率低？ A：检查麦克风音量，在安静环境使用，提前录入参会人声纹。
• Q：点击“录制我的声纹”后提示“无麦克风权限”？ A：1. 电脑端进入“设置 - 隐私和安全性 - 麦克风”，允许VOKI访问麦克风；2. 关闭其他占用麦克风的应用，重新尝试。
• Q：翻译质量不佳？ A：在自定义术语库中添加专业词汇，调整翻译语言优先级。

9. 最佳实践与技巧

提高识别准确率

• 选择安静环境，避免背景噪音干扰
• 使用外接麦克风，与麦克风距离保持30-50cm
• 提前录入所有参会人声纹，减少识别混淆

高效会议管理

• 会议前上传相关参考资料，系统自动关联讨论要点
• 开启企业专属术语库，确保专业词汇翻译准确
• 会议结束后即时导出会议纪要，及时分发参会人
• 利用时序速览与发言人观点功能，快速复盘会议核心内容